Weihnachtsfeier  – die besten Tipps für Ihre Firmenweihnachtsfeier

Eine Weihnachtsfeier zu planen ist nicht immer einfach, vor allem wenn Sie Ihrem Team ein ganz besonderes Event bescheren möchten. Location, Catering und Veranstaltungsprogramm müssen stimmig und festlich sein und einen unvergesslichen Rahmen bieten. Um Ihnen die Planung Ihrer Weihnachtsfeier 2015 so unkompliziert wie möglich zu machen, haben unsere Event Experten Plannugs-Tipps für die perfekte Firmenweihnachtsfeier für Sie zusammengestellt und die wichtigsten Fragen beantwortet – denn tolle Locations, Caterer und passende, außergewöhnliche Event Ideen für Weihnachtsfeiern gibt es für jede Stadt, jedes Team und jedes Budget!

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Ziele: Welche Gäste möchten Sie mit Ihrer Weihnachtsfeier erreichen?

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Die Planung Ihrer Weihnachtsfeier hängt ganz von Ihren Gästen ab. D.h. Sie sollten sich als erstes überlegen, wen Sie zu Ihrer Weihnachtsfeier einladen möchten.

  • Lebenspartner und Kinder: Falls Ihre Mitarbeiter auch ihre Lebenspartner und Kinder mitbringen dürfen, müssen Sie auf jeden Fall darauf achten, dass die Weihnachtsfeier dementsprechend familienfreundlich ablaufen muss.
  • Ehemalige und neue Mitarbeiter: Solange keine negative Stimmung zu befürchten ist, ist dagegen nichts einzuwenden, ehemalige Mitarbeiter einzuladen. Neue Mitarbeiter können bei der Weihnachtsfeier das Team gleich besser kennenlernen.
  • Partner / Kunden / Presse: Hierbei kommt es ganz darauf an, ob Sie eine Weihnachtsfeier mit geschäftlichen oder privaten Charakter veranstalten wollen.  Für geschäftliche Beziehungen ist es sicherlich vorteilhaft, externe Partner einzuladen. Allerdings könnte sich dies negativ auf den Eindruck Ihrer Mitarbeiter auswirken. Die Weihnachtsfeier bleibt nicht länger ein „gemütliches Beisammensein“, sondern könnte als Pflichtprogramm interpretiert werden.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Auswahl Ihrer Gäste. Ihre Mitarbeiter sind der wichtigste Bestandteil Ihres Unternehmens und Sie sollten darauf achten, dass Sie Ihnen mit der Weihnachtsfeier ein positives Erlebnis bereiten, welches das Gemeinschaftsgefühl stärken kann. Erst wenn Sie Ihre Gäste ausgewählt haben, sollten Sie sich ein inhaltliches Konzept für Ihre Weihnachtsfeier überlegen. Bedenken Sie dabei natürlich auch, dass mit der Anzahl der Gäste die Kosten für Ihre Weihnachtsfeier steigen.

Experten-Tipp: Wenn Sie Kunden zu Ihrer Weihnachtsfeier einladen, haben Sie die Chance Ihr Firmenimage zu verbessern. Nutzen Sie diese Gelegenheit! Achten Sie dabei auch auf repräsentatives, ansprechendes Veranstaltungsprogramm, denn nicht jede Rede, jeder Witz oder Live-Act ist angemessen für Kunden als Ihre Eventgäste.

 

Was für eine Weihnachtsfeier soll es werden?

Jedes Team und jede Firma hat unterschiedliche Vorstellungen für ihre perfekte Weihnachtsfeier. Die einen wünschen es sich eher gemütlich und traditionell, die anderen eher extravagant. Für jede Art von Weihnachtsfeier gibt es wunderbare Idee und Locations in jeder Stadt. Um ein passendes Konzept für Ihre Weihnachtsfeier zu erstellen sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Catering: Möchten Sie ein gesetztes Essen oder ein lockeres Buffet und Flying Fingerfood? Welches Catering wäre ein stimmiger Rahmen für Ihre Weihnachtsfeier? Tipp: Suchen Sie am besten eine Location, in der das Catering schon integriert ist.
  • Location: Möchten Sie direkt in der Stadt feiern und die Vorteile der City genießen oder wünschen Sie sich die Idylle des Umlandes? (Achten Sie hierbei unbedingt darauf, die Anreise Ihrer Mitarbeiter zu organisieren) Mit wievielen Gästen möchten Sie feiern? Soll es sich um eine urbane, historische oder klassische Loaction wie die eines Restaurants handeln? Oder möchten Sie vielleicht auf einem Schiff feiern? Möchten Sie Ihre Weihnachtsfeier im Büro veranstalten?
  • Programm: Wünschen Sie sich ein inhaltliches Programm und Entertainment für Ihre Weihnachtsfeier oder möchten Sie Ihre Party eher schlicht halten und nur ein gemeinsames Essen veranstalten? Planen Sie eine lange Feier für alle oder soll es eventuell noch eine After-Party geben?
  • Motto: Wünschen Sie sich eine traditionelle Feier oder eine Motto-Party? Soll Ihre Weihnachtsfeier den Charakter eines Teamevents haben?

Experten-Tipp: Schauen Sie in unsere Weihnachtsfeier Ideen! Hier finden Sie kreative, außergewöhnliche und sportliche Ideen für Ihr weihnachtliches Teamevent!

So finden Sie die passende Weihnachtsfeier Location

Weihnachtsfeier 2015

Eine Location sollte folgende Grundbedingungen erfüllen: die richtige Größe und Ausstattung und eine gute Anbindung für Ihre Gäste. Alle weitere Faktoren sind absolut Ihnen überlassen. Unserer Rat bei der Suche nach einer passenden Location:

  • In erster Linie entscheidet natürlich die Kapazität darüber, ob die Location für Ihre geplante Weihnachtsfeier geeignet ist. Bringen Sie in Erfahrung, wie viele Personen (stehend oder sitzend) in den Räumlichkeiten Platz finden.
  • Informieren Sie sich über die technische Ausstattung und die Bestuhlung der Location. Je nach Programm Ihrer Weihnachtsfeier werden Sie verschiedene Komponenten wie Licht- und Tontechnik, Rundtische und Stühle benötigen. Sind diese nicht in der Location vorhanden, müssen Sie sie bei einem externen Anbieter mieten.
  • Achten Sie auch auf die Lage der Location. Eine zentrale Lage ist für die Anreise von Vorteil. Sofern die Location abgelegen ist, sollten Sie Mitfahrgelegenheiten für Ihre Gäste organisieren oder einen Bus mieten. Achten Sie auch auf genügend vorhandene Parkplätze.
  • Kompakte Weihnachtsfeier Ideen: Viele Locations bieten kompakte Angebote für Weihnachtsfeiern inklusive Catering, Dekoration, technischer Ausstattung und Entertainment an. Mit einem Klick buchen Sie alle Komponenten. So sparen Sie viel Zeit, Nerven und auch Geld. (Hinweis: Gerade in Großstädten finden Sie viele Locations, mit kompakten Event Angeboten. So gibt es z.B. eine Vielzahl an Weihnachtsfeier Ideen in Berlin)
  • Der Zeitpunkt macht’s aus: Planen Sie Ihre Weihnachtsfeier zudem rechtzeitig, am besten schon ein Jahr im Voraus. So ist Ihre Location zu Ihrem Termin sicher noch frei oder Sie können sich stressfrei um Alternativen kümmern!
  • Nutzen Sie Vorteile und Besonderheiten Ihrer Stadt! Mieten Sie einzigartige Locations und greifen Sie nicht immer auf das übliche Restaurant oder eine langweilige Festhalle zurück.

Experten-Tipp:  Professionelle Anbieter wie Event Inc bieten eine tolle Sammlung an professionellen Weihnachtsfeier Locations in jeder Größe und allen Städten an:

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Welches Budget sollte ich für meine Weihnachtsfeier einplanen?

Eine Weihnachtsfeier ist ein Dank an Ihre Mitarbeiter und dient dem Rückblick auf ein erfolgreiches vergangenes Jahr. Zu diesem Anlass investieren Sie einiges aus Ihrem Budget und genau darum ist es ratsam genau festzulegen, was für Ihre Weihnachtsfeier ein absolutes Muss ist und wo Sie Abstriche machen können. Mit der Wahl Ihrer Gäste können Sie auch ein Pro-Kopf-Budget festlegen. Die Ausgaben für Ihre Weihnachtsfeier sind natürlich völlig abhängig von Ihren Ansprüchen und Erwartungen – die Kosten pro Person fangen schon ab 30,00€ an, im Schnitt sollten Sie jedoch ungefähr 60,00€ pro Person einkalkulieren. Es gibt natürlich auch Weihnachtsfeier-Konzepte, die ein sehr viel höheres Budget erfordern und für einen Gast schon mal 150,00€ einfordern.

Unsere Tipps zur Budgetkalkulation:

  • Planen Sie immer einen Puffer ein, denn im Laufe der Organisation fallen eventuell ungeahnte Kosten an
  • Beachten Sie bei der Planung Ihrer Weihnachtsfeier folgende Punkte: Location, Catering, Dekoration, Personal, Technik, Give Aways, Entertainment und Logistik und schauen Sie ob Sie in Relation zur Gestaltung Ihres Events stehen. Der Schwerpunkt Ihres Budgets sollte immer auf Location und Catering liegen.
  • Sollte Ihr Budget für die gewünschte Feier nicht ausreichen, dann gehen Sie Kompromisse ein. Klären Sie beispielsweise mit Ihrem Caterer ab, dass das Personal nur nach Bedarf eingesetzt wird. Auch bei der Dekoration kann viel eingespart werden, indem man beispielsweise auf die Anlieferung verzichtet und die Floristik selbst abholt.
  • Suchen Sie am besten eine Location mit einer guten Komplettausstattung samt Technik, Küche und Personal aus. Kompakte Angebote von Locations samt Rahmenprogramm und Catering sparen Kosten und Zeit und garantieren ein stimmiges Event.
  • Wichtig ist auch immer: Donnerstage und Freitage sind oft teurer als andere Tage.

Experten-Tipp: Nutzen Sie unseren kostenlosen Budget-Rechner, mit dem Sie ihr notwendiges Budget für die Weihnachtsfeier mit entsprechend gewähltem Programm berechnen können.

 

 

Das perfekte Weihnachtsfeier-Catering

FirmenweihnachtsfeierCaterings können sehr umfangreich sein. Der Preis pro Person liegt im Schnitt bei 30,00€ bis 50,00€ pro Person für ein Buffet-Catering. Ein Fingerfood Catering kann je nach Umfang etwas günstiger sein und liegt meist zwischen 25,00€ und 40,00€ pro Person. Ein gesetztes Essen mit einem Gänge Menü ist die teuerste Catering Variante und liegt im Schnitt bei 60,00€ pro Person. Die Catering Preise sind natürlich nach oben völlig offen und hängen von Ihren Ansprüchen und Vorlieben ab.

 

Was man bei der Wahl und Organisation des Caterings alles zu beachten hat seht Ihr in unseren folgenden Tipps:

  • Vorbereitung: Legen Sie fest wo, wann, wie und mit wievielen Gästen Sie feiern möchten. Gehen Sie mit einem ungefährer Speisenvorstellung zu Ihrem Caterer, so kann dieser Sie am besten beraten.
  • Spezielles Catering: Vegetarisch, Vegan oder Lebensmittelunverträglichkeit? Asiatisch, Indisch, Mediterran oder Amerikanisch? Es gibt eine große Auswahl an Caterern – grenzen Sie Ihre Auswahl anhand der Vorleiben Ihres Teams ein und entscheiden Sie sich schlussendlich für das beste Angebot. Holen Sie au jeden Fall immer mehrere Angebote ein und vergleichen Sie, indem Sie die Angebote pro Person ausrechnen.
  • Buffet oder Menü?: Der Ansturm auf das Buffet fällt durch ein vorgegebenes Menü aus. Allerdings haben Ihre Gäste bei einem Buffet mehr Entscheidungsfreiheit und können sich nach Belieben durchprobieren. Ein Mix aus beiden Angeboten ist das Flying Buffet. Hier werden vorbereitete Speisen zum Tisch der Gäste gebracht, zwischen denen SIe auswählen können.
  • Getränkeangebot: Hier sollten Sie überlegen, ob Sie Ihren Mitarbeitern eine „All you can drink“-Flat bieten oder ob Sie nur eine gewisse Anzahl an Getränken kostenlos zur Verfügung stellen. Ersteres kann die Kosten für Ihre Weihnachtsfeier enorm steigern.
  • Beratungstermin: Die meisten Caterer bieten ein Probeessen an, um sich optimal auf eine Speisenauswahl festzulegen. Nehmen Sie diesen Termin auf jeden Fall wahr, besonders bei exotischeren Speisen, um eventuelle Fragen und Wünsche abklären zu können.
  • Die Buchung: Halten Sie bei der Bestellung der Speisen unbedingt die Lieferzeiten und den Abholungstermin fest. Dies ist besonders wichtig für Locations, die zu einem gewissen Zeitpunkt aufgeräumt und besenrein hinterlassen werden müssen. Erinnern Sie Ihren Caterer zur Sicherheit ein paar Tage vor Ihrer Weihnachtsfeier noch einmal an den Termin So kann Ihre Weihnachtsfeier pünktlich und ohne Komplikationen beginnen.

 

 

Vermeiden Sie klassische Fehler bei der Planung der Weihnachtsfeier

Hier die wichtigsten Punkte im Überblick:

  • Sparen Sie nicht am falschen Ende! Investieren Sie in eine gute Location und in ein hochwertiges Catering. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.
  • Eins nach dem Anderen: Legen Sie erst die Rahmenbedingungen wie Budget, Gäste und Datum fest, dann folgen Location, Catering und Entertainment. Nach der Einladung können Sie sich Gedanken über die Dekoration machen.
  • Machen Sie Ihre Weihnachtsfeier zu einem Event-Highlight und nicht zu einem Muss. Kleinigkeiten wie Dekoration, gute Musik und schöne Give-Aways machen ein gutes Event aus und zeigen, dass man sich bei der Organistaion Mühe gegeben hat.
  • Beauftragen Sie die richtige Person mit der Planung. Bei der Organisation von Events kommt es auf Beziehungen und Erfahrung an. Nicht jeder ist vertraut mit dieser Aufgabe.
  • Überlasten Sie sich nicht – ist Ihnen die Organistion der Weihnachtsfeier zu viel und reicht das Budget aus, ziehen Sie einfach eine professionelle Eventagentur zu Rate.
  • Unterschätzen Sie nicht die Musik, denn diese ist das A und O einer guten Stimmung. Seien Sie offen für den Musikgeschmack Ihrer Mitarbeiter – es muss nicht immer die übliche Weihnachtsmusik sein.
  • Der falsche Zeitpunkt: Viele legen Ihre Weihnachtsfeier auf einen ungünstigen Termin. Wägen Sie ab ob eine Weihnachtsfeier eher unter der Woche oder am Wochenende Sinn macht. Eine Feier am Wochenende ist für alle beteiligte oft entspannter, jedoch sind gerade in der Adventszeit viele auf Familienfeiern eingeladen.Wir empfehlen eine Feier an einem Donnerstag oder Freitag, denn da können die meisten und vielleicht lässt es sich ja einrichten am nächsten Tag etwas später im Büro erscheinen zu müssen…
  • Vergessen Sie nicht, Ihre Gäste rechtzeitig einzuladen, damit diese zum Termin der Weihnachtsfeier nicht schon anderweitig verplant sind. Versenden Sie die Einladungen mindestens 6 Wochen vor der Weihnachtsfeier.
  • Unternehmenswerte: Ob Werbeagentur oder Krankenhaus – achten Sie bei der Planung Ihrer Weihnachtsfeier auf die Einstellung Ihres Teams, Ihre Unternehmenswerte und -Kultur.
  • Ganzheitliche Ausrichtung: Alle Komponenten sowie Catering, Location, Deko, Motto und Musik sollten stimmig und aufeinander ausgerichtet sein.
  • Flexibilität: Wichtig ist, dass Sie sich immer genug Ausweichmöglichkeiten zurecht legen und somit die nötige Flexibilität besitzen, falls etwas nicht 100%ig eintritt, wie Sie es planten.
  • Nachbereiten: Nach der Weihnachtsfeier ist vor der Weihanchtsfeier! Bereiten Sie Ihre Weihnachtsfeier detailliert nach, um später aus Ihren Erfahrungen zu lernen. Listen Sie Stärken und Schwächen der Veranstaltung auf und nutzen Sie das Feedback der Mitarbeiter. Erstellen Sie eine Kostenübersicht und speichern Sie sich die Kontaktdaten der Event Dienstleister, wenn Sie mit Ihnen zufrieden waren.

 

 

Wenn Sie unsere Hinweise bei der Planung beachten, wird Ihre Weihnachtsfeier mit Sicherheit ein großer Erfolg! Weiter gehts mit unseren passenden Weihnachtsfeier Ideen und Insider-Tipps zu den wichtigsten Städten Deutschlands. Haben Sie noch Fragen? Lassen Sie sich gern kostenlos von uns beraten.

 

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